Daan Reijnders

Warum Sie keine PDFs mehr für Ihre Unternehmenskommunikation nutzen sollten

von Daan Reijnders

Mir wird oft die Frage gestellt, was Foleon von PDFs unterscheidet. Die Antwort ist: Wir sind mehr als eine PDF. Mit Foleon kreieren Sie Content, der sich jeder Bildschirmgröße anpasst. Das ist ein völlig unterschiedlicher Ansatz, Ihren Content zu digitalisieren.

PDFs sind hinsichtlich mancher Zwecke nützlich, aber es ist wichtig, dass man sich ihrer Grenzen bewusst ist. Für bestimmte Fällen sind PDFs geeignet, z. B. wenn man einen digitalen Rechnungsbeleg speichern möchte. Aber für Kommunikationsmittel, die man Leuten präsentieren möchte, sollte man Technologie einsetzen, welche webfreundlichere Dokumente produzieren kann.

Dieser Artikel wird eine überzeugende und klare Argumentation liefern, warum Sie PDFs vergessen sollten und stattdessen attraktive, einbindende, und webfreundliche digitale Publikationen erstellen sollten.

 

Das große Problem von PDFs in Unternehmenskommunikation

Adobe hat das PDF 1993 erstmals vorgestellt. Das war vor mehr als einem Vierteljahrhundert! Allein die Tatsache, dass Unternehmen für ihre Kommunikation noch auf so alte Technologien setzen, sollte Anstoß genug sein, sich nach modernen Alternativen umzusehen.

PDF steht für portable document format (tragbares Dokumentformat). Ihre Stärke war, dass sie auf jedem Betriebssystem funktionieren. Zum ersten Mal konnten Windows- und Macnutzer Dokumente austauschen, ohne sich um Kompatibilität sorgen zu müssen.

Zusätzlich sind PDFs Dokumente mit einem festgesetzten Layout. Egal welches Endgerät, Betriebssystem, oder Bildschirmgröße der Leser verwendet, PDFs sehen immer exakt gleich aus.

Darin liegt allerdings auch ihr größter Nachteil.

Ein festgesetztes Layout, das für einen Desktop entworfen wurde, ist extrem schwierig auf mobilen Endgeräten zu lesen und erfordert häufiges Zoomen und Hin-und Herschieben. Im Smartphonezeitalter wollen die meisten Leute sich nicht die Mühe machen, auf etwas zu schauen, was nicht in Ihren Bildschirm passt.

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Ein PDF auf einem mobilen Gerät lesen

Ferner erfordern PDFs häufig einen Download, bevor man sie einsehen kann. Das ist schon bei Desktops lästig, aber für Mobilnutzer ist das Herunterladen von Dateien ein riesiger Störfaktor. Das kann dazu führen, dass Nutzer die Reise durch Ihren Content abbrechen, bevor sie diese überhaupt begonnen haben.

Wenn das Ziel ist, dass Ihre Kommunikation auch tatsächlich gelesen wird, sollten Sie jegliche unnötige Frustration vermeiden. Und wenn man die Aufmerksamkeit nicht nur gewinnen, sondern auch behalten möchte, muss man den Nutzer das gesamte Leseerlebnis über einbinden.

Das bedeutet, es ist Zeit, etwas Neues zu testen!

 

Was ist mit browsbaren PDFs?

Browsbare PDFs sind digitale Flipbooks. Stellen Sie sich vor, ein Printmagazin wurde auf den Computer gezogen. Mit Tools wie Issuu, Flipsnack, aXmag, und ePageCreator kann man physisches Umblättern auf dem Bildschirm simulieren. Sie können bei der ersten Transformation von Print zu digitalen Magazinen hilfreich sein, doch verfügen sie über unzureichende responsive und interaktive Eigenschaften, die der moderne Leser heutzutage erwartet.

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Eine browsbare PDF auf dem Smartphone

 

6 Gründe, warum Sie aufhören sollten PDFs zu verwenden

Sollten Sie sich unsicher sein, warum Ihre PDF-Materialien nicht mehr beachtet werden, werden wir Ihnen hier einige Zusammenhänge erläutern.

1. Sie sind nicht für unterschiedliche Endgeräte geeignet

Das größte Problem von PDFs ist, dass Sie nicht gleich lesbar auf unterschiedlichen Endgeräten angezeigt werden. Aufgrund des festgelegten Layouts ist es beinahe unmöglich, dass Nutzer von kleineren Bildschirmen die Inhalte ohne Zoomen lesen können.

Die gleiche Problematik findet sich auch bei browsbaren PDFs wieder. Printmagazine sind gewöhnlich im Hochformat erstellt, während Computer in der Regel Inhalte im Querformat anzeigen. Genau wie gewöhnliche PDF-Dateien sind browsbare PDFs auf mobilen Geräten selten lesbar, ohne zoomen zu müssen. Das stört das Leseerlebnis Ihres Publikums.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Zielgruppe auf allen Endgeräten ein positives Erlebnis hat, müssen Sie etwas Responsives kreieren.

2. Sie sind nicht universell zugänglich

Haben Sie jemals versucht eine PDF zu öffnen und wurden von dieser Meldung gestoppt?

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Wenn die Antwort ja ist, sind Sie vermutlich auf eine Dynamic XFA PDF gestoßen. Dieses Format ist nicht mit Chrome, Safari, oder Firefox kompatibel, und zwingt den Leser dazu, Adobe Acrobat herunterzuladen – eine zusätzliche Hürde, die Ihr Leser überwinden muss. Obwohl PDFs ursprünglich designt wurden, um auf allen Betriebssystemen genutzt zu werden, existieren heute verschiedene Formate, was den meisten Menschen nicht bewusst ist. Folglich funktionieren sie nicht so universell, wie ursprünglich beabsichtigt.

Browsbare PDFs nutzen in 90% aller Fälle Flash. Leider wird Flash von vielen Geräten nicht unterstützt und wird bis 2020 vollständig ausgedient haben. Häufige Browserupdates werden Ihr PDF bis dahin unzugänglich gemacht haben, besonders für die Nutzer, welche keinen Zugang zu neuer Software oder Tools haben, um Ihren Content aufzurufen.

3. Sie vollfüllen nicht die Standards der Barrierefreiheit

Nicht alle Ihre Leser können Ihren Inhalt auf die gleiche Weise ohne Einschränkungen einsehen. Die meisten Menschen benötigen lediglich einen Browser um Ihr Dokument öffnen, aber Personen mit Behinderungen sind auf verschiedene Tools angewiesen, um Ihren Inhalt zu lesen. Sehbehinderte Menschen werden Ihre PDFs nicht lesen können, da die Textverarbeitungstools nicht in der Lage sind, die Texte aus dem Dokument hörbar zu extrahieren. Folglich wird ein Teil Ihres potentiellen Publikums automatisch von der Nutzung Ihrer Materialien ausgeschlossen. Des Weiteren geben Ihnen PDFs nicht die Möglichkeit, Alt-Text oder Meta Tags hinzuzufügen. Somit haben Sie keine zusätzliche Hilfe, um visuelle Elemente zu beschreiben, was sich auch negativ auf das SEO Ihrer Dokumente auswirkt.

Das sogenannte Tagging von PDF Dateien kann die Inhalte für behinderte Leser etwas zugänglicher machen, allerdings nur bis zu einem gewissen Grad. Manche Textverarbeitungs- und Desktop-Publishing-Tools verfügen über keine Funktionen, die Tagging unterstützen. Jedes Tool, das Taggen unterstützt, kann das nur auf einem grundlegenden Level. Das bedeutet Organisationen, die Ihre PDFs optimieren möchten, sind auf menschliche Intelligenz angewiesen. Es gibt externe Fachleute, die sich auf die Validierung von PDFs nach PDF/UA (ISO 14289-1) Standards spezialisiert haben, aber die Beauftragung solcher Drittparteien kostet Sie zusätzliches Budget und Zeit. Mit der Verwendung von barrierefreien, webbasierten Dokumenten umgehen Sie diese Komplikationen vollständig.

4. Sie sind kompliziert zu teilen

Wie bereits erwähnt, ist es absolut entscheidend, Hindernisse zwischen Ihrem Content und dem Leser aus dem Weg zu räumen. PDF Dateien können ziemlich umfangreich werden, wenn das Dokument zu lang ist oder viele Bilddateien eingebettet hat. Unter Umständen müssen Sie auf dritte Dateienaustausch-Services, wie z. B. WeTransfer, zurückgreifen, wenn Ihre PDFs zu groß sind, um Sie einer E-Mail anzuhängen. Der Zwang ein zusätzliches Tool zu verwenden, um Ihre Inhalte zu lesen, ist eine große Forderung an den Leser und keine sehr nutzerfreundliche Lösung.

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Links zu Ihren PDFs zu schicken oder die Nutzer zu einem Download auffordern, bedeutet Zusatzaufwand für den Leser und Sie sollten nicht davon ausgehen, dass all Ihre Nutzer bereit sind, diesen Extraschritt durchzuführen, um Ihren Inhalt zu lesen.

Von einer Suchmaschinenperspektive aus gesehen, sind die Inhalte in einer PDFs oft nicht suchbar. Ihre PDF wird vielleicht auf den Suchergebnisseiten (SERP, Search Engine Result Page) erscheinen, aber die Inhalte der PDF selbst sind dort nicht einsehbar.

User sind daran gewöhnt, Webinhalte wie Blogbeiträge und Artikel in sozialen Medien zu veröffentlichen, niemand teil auf diese Weise PDFs. Wenn Sie Ihre Inhalte in einem PDF-Dokument aufbewahren, sind diese nicht auffindbar in sozialen Medien.

5. Sie können das Leseverhalten nicht auswerten

PDFs verfügen über keinerlei Funktionen, um Daten über Ihre Nutzer zu sammeln. Manche browsbaren PDFs werben vielleicht mit einfachen analytischen Features, aber Sie werden nicht in der Lage sein, bestimmte Aktionen, wie Klickrate oder Lesezeit, zu messen.

Leser überfliegen in der Regel ganze Paragraphen auf der Suche nach für Sie relevanten Informationen, statt die gesamte Seite zu lesen. Das menschliche Gehirn ist anfällig für Überladungen; Das Menschen Ihre Inhalt nicht vollständig lesen, ist also nur natürlich. Um Ihre Inhalte diesem Benehmen optimiert anzupassen, müssen Sie wissen, wie die Nutzer mit Ihrem Content interagieren. Ohne Analysemöglichkeiten werden Sie nicht in der Lage sein, Ihren Content auf Ihre Zielgruppe zuzuschneiden.

6. Sie können keinen externen Content einbetten

Sie können Ihr SEO vorantreiben, indem Sie Videos, Social Media Posts, oder anderen Content von externen Quellen in Ihr Dokument einbetten, um mehr Traffic zu generieren. In PDFs können Sie vielleicht Hyperlinks einfügen, aber damit Sie schon an die Grenzen gestoßen, was die Nutzung von externem Content betrifft. Hyperlinks binden Ihr Publikum allerdings nicht auf die gleiche Weise ein, wie es Videos oder Infografiken tun. Moderne Leser interagieren bevorzugt mit nicht statischen Inhalten.

In einer Hubspot-Umfrage gaben 54% aller Kunden an, dass Sie Inhalte lieber per Video vermittelt bekommen, statt diese als Text zu lesen.. Haben Sie ein passendes Youtube-Video, das Sie verlinken wollen? PDFs lassen keine bewegten Bilder oder andere externen Medien zu. Wie wäre es mit einem Social Media Post, den Sie einbetten wollen? Vergessen Sie es, solange Sie PDFs nutzen. Weil solche externen Integrationen nicht möglich sind, werden Sie von neuen Medienformaten keinen Vorteil ziehen können, wenn Sie PDFs oder Flipbooks verwenden.

 

Aber ich habe bereits ein Print Magazin! Ist eine browsbare PDF dann nicht viel praktischer?

Es macht Sinn, dass Sie Ihre Inhalte digitalisieren wollen. Ob Sie Ihre Publikationen nun unkompliziert teilen wollen oder zu externem Content verlinken möchten, beides ist natürlich mit einem Printmagazin nicht möglich. Es gibt allerdings viele Funktionen die durch Web-Technologien angetrieben werden, die PDFs einfach nicht unterstützen.

Aus Ihrer Sicht scheint eine PDF vielleicht praktischer zu sein. Es mag für Sie leichter sein, Ihre Printveröffentlichungen in eine PDF zu übertragen. Aber nur weil Sie Ihre Publikation ins Netz stellen, heißt das nicht, dass Sie eine hindernisfreie Zugänglichkeit für Ihr Publikum schaffen.

Wenn Ihre Inhalte nicht für verschiedene Endgeräte optimiert sind, werden Sie nicht so funktionieren, wie Sie es sich wünschen. Wenn Sie Ihrem Leser weniger als das bestmögliche Leseerlebnis geben, werden Sie sich seine Aufmerksamkeit nicht lange sichern können.

In einer browsbaren PDF ist Ihr Text kaum lesbar. Durch das Zoomen wird der Lesefluss der Nutzer gestört. Die Unfähigkeiten Videos abzuspielen, Seiten in Social Medias zu teilen und Ihren Content auf dem Smartphone zu öffnen, sind Hindernissen, die Sie unbedingt reduzieren sollten.

Wenn Sie digitalen Content erstellen, sollten Sie zuerst an Ihr Publikum denken. Eine nutzerzentrierte Herangehensweise wird Ihnen dabei helfen, dessen Interessen, bei allem was Sie kreieren, im Hinterkopf zu haben. Ihr Content hat immer noch Wachstumspotenzial und das können Sie vollständig ausschöpfen, wenn Sie auf einen datenbasierten Distributionsprozess setzen. Der Distributionsprozess ist entscheidend, um die bestmöglichen Öffnungs und klickraten für Ihre Inhalte zu erzielen.

Haben Sie allerdings diese Metriken nicht vorliegen, werden Sie Schwierigkeiten haben, die richtigen Zielgruppen zu erreichen und Ihren Content die erwartete Aufmerksamkeit zu verschaffen.

 

Warum Sie stattdessen responsive, webbasierte Dokumente verwenden sollten

Wir verstehen, dass browsbare PDFs zeit- und kosteneffizient erscheinen und daher attraktiv wirken können. Aber es ist vorteilhafter, Web-Technologien zu nutzen, um leicht lesbare, digitale Publikationen zu erstellen. PDFs lassen Sie einfach nicht alle Vorteile von interaktiven Web-Funktionen genießen, wie z. B. Pop-up Formulare oder Animationen. Zusätzliche haben Sie keinen Zugriff auf Eigenschaften, die Ihnen Content Creation Tools bieten können, um Ihnen zu helfen, bessere Entscheidungen über Ihren Distributionsprozess zu treffen. Hier sind einige der Gründe, warum Sie den Schritt von PDFs zu webbasierten Dokumenten machen sollten:

Kreieren Sie zugänglichen und responsiven Content.

Verabschieden Sie sich von zusammengekniffenen Augen beim Lesen von nicht angepassten Dokumenten. Die Verwendung einer Plattform, welche responsive Designs unterstützt, erlaubt es Ihnen Content zu kreieren, der immer angemessen lesbar ist. Ganz egal, ob Ihr Publikum die Inhalte auf dem Smartphone, Tablet, oder Desktop aufruft. Tools wie Foleon beinhalten responsive Designs, die Ihre Templates automatisch optimiert auf kleineren Bildschirmen anzeigen und Ihnen zusätzlich die Möglichkeit zur manuellen Veränderung für die jeweiligen Geräte bieten. Durch diese verbesserte Anzeige auf den individuellen Geräte schaffen Sie ein besseres Leseerlebnis für Ihre Nutzer und halten Sie auch davon ab abzuspringen.

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Ein weiterer Vorteil von responsiven Tools findet sich in der Kontrolle über das Anzeigen von Markenwiedererkennungswerten auf verschiedenen Bildschirmgrößen. Da PDFs immer das gleiche Layout beibehalten, können Ihre Logos oder Banner bei kleineren Bildschirmen aus dem Sichtfeld verschwinden. Tools, die responsives Design unterstützen, geben Ihnen die Möglichkeit diese Markenwerte unterschiedlich anzuordnen, um maximale Sichtbarkeit zu garantieren. Somit können Sie Ihre visuelle Markenidentität aufrechterhalten, unabhängig von der Art und Weise wie Ihre Leser auf die Inhalte zugreifen.

Fähigkeit medienreiche Dokumente zu erstellen

Im Gegensatz zu Flipbooks erlauben Ihnen digitale Publikationen mehr Freiheiten, was Sie Ihrem Leser anbieten möchten – Sie sind nicht auf Text und Bilder beschränkt. Sie können Ihre Publikationen mit Videos und Sound bereichern, Social Media Posts integrieren, oder direkte Links zu Bestellformularen einfügen. Buttons und Hintergrundvideos sorgen dafür, dass Ihr Publikum mehr macht, als Ihre Inhalte lediglich durchzulesen. Mit einer Hierarchie in den Informationen geben Sie dem dem Leser ein klar strukturiertes Leseerlebnis. Kleine Textabschnitte mit Mehr Erfahren Buttons funktionieren hervorragend. Die Möglichkeiten im Netz sind grenzenlos.

Sammeln Sie Nutzerdaten um die richtigen Zielgruppen anzusprechen

Die meisten Content Creation Platforms verfügen über fortschrittliche Analysemöglichkeiten, welche Sie mit Daten über das Verhalten Ihrer Leser versorgt. PDFs, auf der anderen Seite, haben praktisch keinerlei Möglichkeiten das Nutzerverhalten zu messen.

Tools, die es Ihnen ermöglichen, kreativen, interaktiven Content zu veröffentlichen, verfügen häufig über ein Dashboard, welches verschiedene Metriken anzeigt, wie z. B. die Anzahl der Klicks eines bestimmten Buttons, oder wie oft ein Video aufgerufen wurde, oder wie viele Unique Visits (wiederkehrende Besucher mit der gleichen IP-Adresse werden nur einfach gezählt) Ihre Publikation erhält. Foleons analytisches Dashboard kümmert sich für Sie um alle entscheidenden Metriken, die Sie benötigen, um Ihren Content in Zukunft zu optimieren. Einsichten über das Nutzerverhalten Ihres Publikums werden Ihnen dabei helfen, die Inhalte und Informationen auf spezifische Zielgruppen zuzuschneiden. Die Kombination des richtigen Inhalts und der richtigen Ausrichtung stellt sicher, dass Ihre Leser eingebunden bleiben und führt Sie den Weg zum finalen Kauf entlang.

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Überarbeiten Sie Ihren Content nach der Veröffentlichung

Stellen Sie sich vor Sie haben eine AGB-PDF an Ihre Nutzer geschickt. Einige Wochen später aktualisieren Sie das Dokument. Nun müssen Sie es erneut versenden und sicherstellen, dass Sie niemanden vergessen.

Wäre es nicht besser, wenn Sie das Dokument einfach aktualisieren könnten, nachdem Sie es verschickt haben? Das ist exakt, was Tools wie Foleon tun. Die Möglichkeit Dokumente zu überarbeiten, ohne sie erneut verbreiten zu müssen, spart viel Zeit. Ihre Leser werden immer auf dem aktuellsten Stand sein, wenn Sie die erste Publikation öffnen, die Sie verschickt haben. Ihre Transparenz und Professionalität wird von Ihren Kunden geschätzt, wenn sie sehen, dass jegliche Kommunikation, die sie von Ihnen erhalten, aktuell ist.

Sichern Sie Ihre Dokumente

PDFs sind nicht sicher. Natürlich können Sie Ihr Dokument hinter einem Passwort verstecken, aber diese sind leicht zu umgehen. Content Creation Platforms verfügen über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, mit welchen Sie anpassbare Beschränkungen des Zugangs einstellen können. Wenn Ihre Veröffentlichung nur für registrierte Nutzer einsehbar sein sollte, können Sie Usernamen und Passwörter als Zugangsberechtigung voraussetzen.

Passwortgeschützte Dokumenten sind nützlich, wenn Sie vertrauliche Informationen, wie Angebote oder Verträge, verschicken möchten. Durch eine Anmeldepflicht können Sie auch sicherstellen, dass ausschließlich echte Menschen und keine Bots Ihre Veröffentlichung besuchen. Wenn Sie möchten, dass Ihre Leser bei einem wiederkehrenden Besuch schnellen Zugang erhalten, können Sie ihnen einen Single-Sign On Zugang gewähren. IP-Whitelisting und Suchmaschinen davon abhalten, Ihren Content zu indizieren, sind weitere Funktionen die Ihnen browsbare PDFs nicht bieten können.

 

Fazit

Neben der Sicherung von Publikationen ermöglichen Tools wie Foleon Ihnen die schnelle Produktion von eindrucksvollen Inhalten, welche messbar sind und auf allen Geräten überzeugen. Die interaktiven Funktionen, die wir auf unserer Plattform anbieten, helfen Ihren Veröffentlichungen aus der Masse hervorzustechen und Ihre Marke auf eine Weise zu präsentieren, die Sie nicht für möglich gehalten hätten.

Es ist absolut entscheidend, Entwicklungen im Leseverhalten zu verstehen, um mit sich verändernden Nutzergewohnheiten Schritt halten zu können. Viel hat sich getan, seit die ersten PDFs kreiert wurden. Statt Textdokumente auf dem Computer zu lesen, sieht sich das heutige Publikum Videos auf dem Smartphone an. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf sollten Sie Ihre Inhalte für Smartphone-orientierte Leser erstellen, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Die richtigen Metriken zu kennen, gibt Ihrem Content den unfairen Vorteil, den er verdient.

Das Erkunden von Content Creation Platforms wie Foleon eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten für Ihre Inhalte. Das gewährleistet, dass Sie etwas kreieren, was wirklich einbindet und wert zu teilen ist.

 

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Daan Reijnders
Daan Reijnders is the co-founder and CEO of Foleon, a content management platform that amassed 1000+ clients all over the world in under 3 years. He's a digital marketing veteran with years of experience in managing both SaaS companies and creative agencies.



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