UC Merced

UC Merced trekt nieuwe lezers met een overweldigend digitaal jaarverslag

UC Merced is een educatieve instelling voor hoger onderwijs en maakt deel uit van de University of California. In 2017 is UC Merced, overgestapt van een gedrukt jaarverslag naar een interactieve digitale publicatie, in een Foleon.

 

Deel deze succes story

interactive-staff-magazine-example-ucmerced

Introductie

We hebben Christy Snyder, Communications Director bij UC Merced, geïnterviewd om erachter te komen hoe zij en haar team de betrokkenheid van de doelgroep hebben aangewakkerd met de jaarverslagen van de ‘Office of Information Technology’.

“Ik zocht naar een product waarmee ik iets kon bouwen dat lijkt op een webpagina. Ik kon niets vinden wat voldeed aan mijn verwachtingen, tot ik met Foleon aan de slag ging.”

Klant sinds
maart 2018
9
publicaties gecreëerd
10.000+
sessies in alle publicaties

Vertel ons over UC Merced en jouw afdeling.

Ik werk als Communications Director voor de ‘Office of Information Technology’ bij UC Merced. Het is mijn eerste jaar in deze functie, maar mijn afdeling heeft eerder al twee jaarverslagen gepubliceerd voordat we aan de slag gingen met Foleon.

De Office of Information Technology (OIT) heeft dezelfde uitdagingen als elke andere afdeling op een college campus. De grootste hiervan is dat we een klein budget hebben. Daarnaast zit technologie verweven in alles wat we doen en wordt er verwacht dat we de gehele campus ondersteunen. Het voelt echter alsof ons werk vaak onopgemerkt blijft, omdat iedereen verwacht dat technologie het gewoon doet en niemand zich lijkt te realiseren hoeveel werk erin gestopt wordt om alles vlekkeloos te laten werken.

 

De uitdaging

Wat was jullie grootste uitdaging voordat jullie aan de slag gingen met Foleon?

De uitdaging voor ons was het overbrengen van de waarde die inherent is aan alles wat we doen. We willen ervoor zorgen dat de campus erkent dat we er alles aan doen om voor zo min mogelijk geld, de best mogelijke service te bieden aan tienduizend technologie-gebruikers. Het was een uitdaging om dit uit te leggen op een manier die interessant genoeg is om te blijven lezen.

 

Wat gebruikte je om jaarverslagen te maken voorafgaand aan Foleon?

Onze voorgaande rapporten zijn gemaakt in InDesign. In 2017 drukten we enkele exemplaren zelf nog af voor hoger beheer en gebruikten we een tool vergelijkbaar met FlippingBook om ze online te zetten. De jaarverslagen waren droog, statisch en niet boeiend, vooral voor een generieke lezer. Er was geen interactie met de content.

 

Wat voor effect had dit op de universiteit?

Ik kan je vertellen dat de weinige exemplaren die we uitgeprint hebben hoogstwaarschijnlijk vrij snel werden gerecycled. Uiteindelijk dus gewoon verspilde moeite. Tot aan dit jaar wist eigenlijk niemand dat we een jaarverslag maakten. Het management van de campus las de rapporten wel, maar de typische UC Merced eindgebruiker wist niet dat we er één creëerden

success-story-ucmerced-desktop

 

De oplossing

Waarom heb je uiteindelijk voor Foleon gekozen?

De CIO en ik hadden het over mogelijke oplossingen en ze zei dat ze zich altijd heeft afgevraagd of we ons jaarverslag kunnen creëren als een webpagina. Ze stuurde me een voorbeeld van een universiteit die een statische pagina had gemaakt, met maar weinig bewegende beelden. Het was de langste webpagina die ik ooit gezien heb. Het idee stond me echter wel aan, omdat ik meer fan ben van digitaal dan print. Dus ik begon met googlen, op zoek naar oplossingen waarmee ik iets soortgelijks kon bouwen. Ik kon niets vinden wat aansloot bij mijn wensen, totdat ik Foleon ontdekte!

Ik begreep direct wat de toegevoegde waarde is van Foleon en zei: ”Ja, dit is de oplossing!” De tool leent zich echter voor veel meer dan alleen onze jaarverslagen, ik zag meteen wat voor toegevoegde waarde jullie platform voor de hele campus biedt. Dus in plaats van een ‘single license’ aan te schaffen voor ons jaarverslag, ben ik gaan samenwerken met andere belangrijke afdelingen om een uitgebreidere licentie te kunnen aanschaffen. Hierdoor kunnen we meerdere publicaties en gebruikers toevoegen. Ik had een hele krappe deadline om het jaarverslag te publiceren, maar dat is goed gelukt. Toen ik begon met het samenstellen van het jaarverslag was, mijn CIO in het bijzonder, heel tevreden en de reactie was dan ook vaak “Wow, dit is een grote vooruitgang!”

 

Hoe lastig was de transitie van je vorige tool naar die van ons?

De drag en drop editor is zo gemakkelijk in gebruik, dat je na een week al volle bak aan de slag kunt. Ik was voornamelijk heel erg blij met hoe intuïtief het platform werkt. Het is een heel gemakkelijk proces en terwijl je bouwt aan je publicatie ontdek je steeds meer mogelijkheden. 

Voor mij was het echt een verbazingwekkend creatief proces, waarbij ik me realiseerde dat we de manier waarop we communiceren met de rest van de campus volledig kunnen veranderen.

 

Hoe heeft Foleon je geholpen met de productie van jullie nieuwe publicaties?

We hebben altijd hele goede service gekregen. . De enige frustratie die ik aan het begin had, was dat jullie support afdeling in Nederland zit en ik daarmee gebonden ben aan de Europese tijdzones. De responstijd is echter fenomenaal en ook vanuit het Amerikaanse kantoor word ik fantastisch geholpen door jullie!

 

De resultaten

Hoe hebben jullie stakeholders gereageerd? Heb je de initiële doelen behaald?

We kregen interne e-mails waarin stond “Ik wil dit naar de UC office van de directeur sturen.” We kregen vragen van de CIO’s van andere UC campussen zoals: “Hoe heb je dit gedaan? Wij zouden echt zoiets als dit willen doen!” En daarna kregen we telefoontjes van overal op de campus met de mededeling dat ze ook graag toegang tot de tool willen hebben.

We hebben een 20 pagina’s lange publicatie gecreëerd en ik verwacht niet dat mensen de gehele publicatie lezen. Tegelijkertijd verwacht ik wel dat ze het grondiger hebben gelezen dan wanneer het in een ander format stond. Al het andere wat daarnaast gebeurd is - bijvoorbeeld dat we veel andere rapporten ook hebben omgezet naar een Foleon en dat onze gehele universiteit beter wordt vertegenwoordigd door jullie platform - is een absolute bonus voor ons.

success-story-ucmerced-tablet2

Hoe zijn jullie omgegaan met de distributie?

We zijn hier heel kleinschalig mee omgegaan, omdat we niet verwachtten dat de interesse verder zou reiken dan een eenmalig project. We hebben een e-mailservice op de campus die we gebruiken voor distributie aan al onze doelgroepen. Daarom hebben we een leuk uitziende e-mail gecreëerd, met hierin een kort bericht van de CIO waarin we naar voren laten komen dat we dit jaarverslag gemaakt hebben en dat we graag zouden willen dat mensen eens een kijkje zouden nemen.

Deze mail hebben we uitgestuurd en een aantal van onze belangrijkste stakeholders hebben ervoor gezorgd dat zij dit verder doorstuurden naar hun belangrijkste gebruikers, voor het geval die de eerste mail genegeerd hadden. . Daarnaast hebben we het op social media gepost en er een pagina op onze website aan gewijd.

 

Wat zijn jullie toekomstplannen?

De OIT heeft ons gebruik van de tool al verder uitgebreid. We hebben bijvoorbeeld vlak voor het herfstseizoen een brochure gecreëerd waarin we uitleggen wat onze faculteit inhoudt. Dat is gewoon een korte handleiding waarin we al onze services uiteenzetten op een manier die snackable is,  maar aantrekkelijk genoeg is om lezers te trekken. Het plan is dit elk semester te doen.

Daarnaast zijn we ook van plan om volgend jaar herfst zoiets te doen voor onze studentenvoorzieningen en daarnaast staat het 2018 jaarverslag natuurlijk ook weer op de planning.

Onze externe relaties afdeling is ook hard aan de slag gegaan met het Foleon platform dit jaar en heeft hele gave publicaties gecreëerd. Ze hebben bijvoorbeeld een magazine gecreëerd voor onze interne gebruikers, genaamd Inside UC Merced en daarnaast zijn ze ook begonnen met een serie genaamd ‘The future of…”. Dit is een publicatiereeks die elke twee maanden uitkomt, hierin laten ze goed naar voren komen op welke gebieden UC Merced bezig is met “building the future”. Met deze publicatie hebben ze zelfs brons gewonnen tijdens de 2018 CASE District VII Awards of Excellence for Innovative Use of Technologie voor deze publicatiereeks.

Ik heb gehoord dat onze recruiters, die naar verschillende hogescholen gaan en hier presentaties geven over UC Merced, een interactieve brochure willen creëren die als backdrop kan fungeren voor hun presentaties. Het idee is dat de studenten naar beneden kunnen scrollen en video’s kunnen zien wanneer de recruiter zijn verhaal vertelt. Het is een manier om aan hen te laten zien hoe het is om op de campus te zijn. Ik denk dat dit een van de vele mogelijkheden is die we de komende tijd zullen ontdekken.

 

Welke tips zou je willen delen met nieuwe Foleon gebruikers?

Mijn tip zou zijn om naar de inspirerende content te kijken die Foleon op haar website heeft staan. Dit heeft mij geholpen om het scala aan creatieve mogelijkheden in kaart te brengen.

Ik heb inspiratie gehaald uit de Volvo publicatie. Dit is een gigantische organisatie, met een groot budget en een creatieve afdeling. Het zegt voor mij heel veel dat ik naar hun werk kan kijken en vervolgens zelf iets kan creëren wat erop lijkt. Dat maakt Foleon dus mogelijk en dat waardeer ik echt.

 

Organisatie:  UC Merced

Publicatie: Annual report 2017

Probeer Foleon gratis uit

Ben je benieuwd wat Foleon voor jou kan betekenen?
Neem contact op met onze contentexperts voor een gratis demo.

Demo planen

Ga verder naar:

Creëer content met maximale impact

Probeer 7 dagen gratis