Daan Reijnders

Waarom je geen pdf meer moet gebruiken voor je zakelijke communicatie

door Daan Reijnders

Men vraagt ons vaak wat Foleon nou anders maakt dan pdf. Het antwoord op deze vraag is: wij zijn meer dan een pdf! Met Foleon creëer je digitale content die zich aanpast aan verschillende schermformaten. Kortom, een heel andere aanpak dan je bestaande content 1-op-1 verplaatsen naar een digitaal formaat.

Pdf’s zijn in sommige gevallen handig, maar het is belangrijk om te begrijpen waar de tekorten zitten. Het is handig in het geval dat je bijvoorbeeld een digitale bon wil van een online aankoop. Maar wanneer je content creëert die je aan andere mensen wil laten zien, dan zou je gebruik moeten maken van de mogelijkheden die de technologie om digitaal te publiceren biedt. Zodat je interessante, eye catching en web vriendelijke digitale publicaties kunt maken.

In deze blog zal ik op basis van voorbeelden en argumenten jou overtuigen waarom je afscheid moet nemen van je pdf’s en je in plaats daarvan next level digitale publicaties moet gaan maken!

 

Het probleem met het gebruik van pdf voor zakelijke communicatie

Adobe introduceerde de pdf in 1993. Dat is meer dan een kwart eeuw geleden! Het feit dat organisaties nog steeds hun marketingmateriaal verspreiden met technologie die zo outdated is, zou je al wakker moeten schudden om op zoek te gaan naar beter passende oplossingen.

Pdf is een afkorting voor portable document format, deze naam komt voort uit het feit dat het sterkste aspect van een pdf is dat ze werken met elk bestuurssysteem. Voor het eerst in de geschiedenis konden zowel Windows als Mac gebruikers documenten met elkaar uitwisselen, zonder dat de inhoud werd aangetast.

Het gevolg hiervan is, is dat pdf’s een vaste vormgeving hebben. Dus op welk apparaat je een pdf ook opent, met welk besturingssysteem of schermgrootte dan ook - een pdf ziet er altijd exact hetzelfde uit.

Dit is dan ook meteen het grootste nadeel.

Een vaste vormgeving betekent dat documenten die designed zijn speciaal voor desktop, extreem lastig te lezen zijn op mobiel. In de meeste gevallen zorgt het ervoor dat je als gebruiker vaak in en uit moet zoomen en heen en weer moet bewegen om de inhoud te kunnen lezen. In dit mobile-first tijdperk hebben de meeste mensen geen zin in dat gedoe, dus besteden ze geen tijd aan content die niet op hun scherm past.

iphone-pdfHet lezen van een pdf op mobiel

Bovendien moet je een pdf altijd eerst downloaden voordat je de inhoud kunt zien. Dit is al een drempel voor desktop gebruikers, laat staan voor mobiele gebruikers - daarvoor is een document downloaden een ingewikkeld doolhof. Dit kan als gevolg hebben dat de doelgroep je content al in de steek laat, voordat ze er überhaupt aan zijn begonnen.

Als je doel is om gebruikers je content te laten lezen, dan wil je koste wat het kost onnodige frictie vermijden. En als je wil dat je lezers hun aandacht vasthouden tijdens het lezen van je content, dan moet je ervoor zorgen dat je ze bij je houdt door het gehele document heen.

Dit betekent dat het tijd is voor jou om iets nieuws uit te proberen!

 

Maar hoe zit het met bladerbare pdf’s?

Bladerbare pdf’s zijn in essentie digitale ‘flip boeken’. Denk aan een papieren magazine dat in een computer geladen is. Tools zoals Issue, Flipsnack, aXmag en ePageCreator zorgen ervoor dat je het bladeren door een papieren magazine kunt vertalen naar een scherm. Deze tools kunnen helpen wanneer je de transitie van print naar digitaal voor het eerst wil maken. Deze vormt mist echter nog steeds de interactieve mogelijkheden en zorgt ervoor dat je content niet responsive is - iets wat de huidige generatie wil wanneer ze content lezen.

browsable-pdf-mobileHet bekijken van een “bladerbare” pdf op mobiel

 

6 redenen waarom je afscheid moet nemen van pdf

Als je niet zeker weet waarom je pdf documenten niet langer worden gezien, zullen we dit proberen in context te plaatsen!

1. Ze zijn niet geschikt voor verschillende apparaten

Het grootste probleem met pdf’s is dat ze niet op alle apparaten even goed leesbaar zijn. Door de vaste vormgeving is het onvermijdelijk dat je op een kleiner scherm in en uit moet zoomen.

Dit zelfde probleem geldt voor bladerbare pdf’s. Papieren magazines zijn over het algemeen in een staand format, terwijl computers gebruik maken van een liggend format. Bladerbare pdf’s zijn dus net zoals de ‘standaard pdf’ slecht leesbaar op mobiel, dit verstoort de ervaring voor jouw lezers.

Als je je lezers wil voorzien van een goede leeservaring op elk scherm, ga dan aan de slag met het creëren van een format dat responsive is!

2. Ze zijn niet universeel toegankelijk

Heb je wel eens een pdf bestand geopend en onderstaand bericht gezien?

image4

Als het antwoord op bovenstaande vraag ja is, dan ben je waarschijnlijk een Dynamic XFA pdf tegengekomen. Dit format werkt niet op Chrome, Safari of Firefox en vraagt lezers om Adobe Acrobat te downloaden. Kortom, een extra drempel voor je lezers. Ondanks dat pdf’s gedesigned zijn om op diverse bestuurssystemen te gebruiken, bestaan ze in diverse formats waar veel mensen zich niet bewust van zijn. Met als gevolg dat ze toch niet zo universeel toegankelijk zijn als initieel de bedoeling was.

Met bladerbare pdf’s is Flash de output die 90% van de tijd wordt gegenereerd. Helaas wordt Flash op de meeste apparaten niet ondersteund en zal het in 2020 volledig worden uitgefaseerd. Door frequente browser updates zullen je pdf’s tegen die tijd ontoegankelijk zijn, zeker voor diegenen die geen toegang hebben tot nieuwere software of tools om je content te kunnen bekijken.

3. Ze voldoen niet aan de normen voor toegankelijkheid

Niet al je lezers kunnen je content lezen met dezelfde capaciteit. De meeste mensen hebben alleen een browser nodig om je document te kunnen openen, maar mensen met een beperking hebben specifieke tools nodig die hen helpen bij het lezen van jouw content. Mensen met een visuele beperking kunnen je content bijvoorbeeld niet lezen, omdat hun speciale ‘scherm lezers’ geen tekst uit een pdf kunnen voorlezen. Bovendien kun je in pdf geen alt tekst of <meta> tags insluiten die visuele elementen en het document zelf beschrijven - dit heeft een negatief effect op het SEO van je document. Wanneer mensen met een visuele beperking hun ‘scherm lezers’ niet kunnen gebruiken om door je content heen te scannen, dan zorgt het ervoor dat jouw gebruik van pdf documenten een deel van je doelgroep uitsluit.

Het taggen van je pdf’s kan ervoor zorgen dat ze iets beter toegankelijk worden voor mensen met een beperking, maar dit is tot op zekere hoogte. Sommige tekstverwerkings- en desktoppublicatietools hebben ook geen pdf export mogelijkheden die tagging ondersteunen. Elke tool die tagging ondersteunt, kan dit alleen doen op een heel basaal niveau. Dus organisaties die hun pdf’s willen optimaliseren, zijn sterk afhankelijk van menselijke intelligentie. Er zijn externe professionals die gespecialiseerd zijn in het valideren van pdf volgens de PDF/UA (ISO 14289-1) standaarden voor het coderen en taggen van je pdfs. Het kost uiteraard extra tijd en geld om zo’n derde partij in te huren. Wanneer je dus over zou schakelen naar een toegankelijker format zoals ‘web-based’ documenten, dan vermijd je die extra moeite vanaf het begin!

4. Ze zijn lastig te delen

Zoals eerder besproken is het cruciaal om zoveel mogelijk drempels weg te nemen voor je (potentiële) lezers. Een pdf kan behoorlijk groot van formaat zijn als je veel tekst en een hoop embedded media bestanden erin hebt verwerkt. Dit betekent dat je waarschijnlijk gebruik zult moeten maken van een externe partij, bijvoorbeeld WeTransfer, wanneer je je pdf met iemand wil delen en het te groot is om als bijlage toe te voegen bij een e-mail. Dit is opnieuw een extra drempel voor je doelgroep en hierdoor niet zo gebruiksvriendelijk.

image5

Het mailen van een link naar je pdf, of vragen aan je gebruiker om deze te downloaden, kost een stuk extra moeite van hun kant. Het is gevaarlijk om aan te nemen dat al je potentiële lezers bereid zijn om deze drempels te nemen, voordat ze bij je inhoud terecht komen.

Vanuit het oogpunt van content detectie: content in een pdf is vaak niet doorzoekbaar. Je pdf zal misschien naar voren komen als zoekresultaat in een zoekmachine, maar de content binnen in je pdf zal geen hits opleveren.

5. Je kunt de betrokkenheid van je lezer niet volgen

Bij pdf’s ontbreekt het volledig aan de mogelijkheid om data over het leesgedrag van je gebruikers te verzamelen. Sommige bladerbare pdf-tools zullen misschien simpele analytics mogelijkheden hebben, maar je zult niet in staat zijn om specifieke acties zoals click rate of leestijd te meten.

Onthoud dat lezers vaak door een document heen scannen en blijven hangen op delen die zij interessant vinden, in plaats van het hele document aandachtig te lezen. Het menselijk brein is gevoelig voor informatie overload, dit is de reden dat mensen automatisch beginnen met het scannen van je content. Om hierop goed in te kunnen spelen, is het belangrijk dat je weet hoe je lezers omgaat met jouw content. Zonder goede analytics tools is dit niet mogelijk en kun je je content dus niet afstemmen op het leesgedrag van je doelgroep.

6. Het is niet mogelijk om externe content te embedden

Je kunt de SEO van je document verbeteren door video’s, social posts of externe content te embedden - om op deze manier meer verkeer naar je document te trekken. Het is mogelijk om een hyperlink in te sluiten in je pdf, maar dat is dan ook meteen het maximaal haalbare wanneer het aankomt op het insluiten van externe content. Linkjes boeien je lezers niet op dezelfde manier als dat video’s en infographics dat doen. Tegenwoordig willen lezers een interactie aangaan met content die niet statisch is!

54% van de consumenten ziet liever video’s dan dat ze tekst lezen, volgens een onderzoek door HubSpot. Heb je een toffe YouTube video die je graag zou willen insluiten? Helaas, niet mogelijk in je pdf. Of heb je een social media post die goed aansluit bij je tekst? Ook dit kun je niet doen in je pdf’s. Omdat pdf geen externe integraties mogelijk maakt, kun je geen van dit soort voorbeelden insluiten in je pdf’s of bladerbare bestanden.

 

Maar ik heb al een papieren magazine! Is een bladerbare pdf dan niet veel praktischer?

Het is begrijpelijk dat je digitaal wil gaan. Of dit nou is omdat je dan je publicatie makkelijker kan delen, of omdat je naar content kunt linken buiten je publicatie - dit is gewoonweg niet mogelijk met een papieren magazine. Er zijn echter veel mogelijkheden die wel mogelijk zijn binnen een web based publicatie, die niet mogelijk zijn binnen (bladerbare) pdf’s!

Voor jou lijken pdf’s misschien gewoonweg praktischer, omdat je dan je print magazine 1-op-1 kunt omzetten. Het is echter geen garantie dat je content toegankelijker wordt wanneer je ze naar een online omgeving verplaatst. Wanneer je content niet geoptimaliseerd is voor verschillende schermen, dan zal het niet het bereik krijgen wat je graag zou willen. Omdat dit geen ultieme leeservaring als gevolg heeft, zul je de aandacht van je lezers niet lang vast kunnen houden.

Met bladerbare pdf’s is je tekst nauwelijks leesbaar. Het in en uit moeten zoomen zorgt voor irritatie onder je lezers. Het feit dat je geen video’s kunt toevoegen en geen losse pagina’s direct kunt delen op je social media pagina’s zijn allemaal nadelen. Nadelen die je zou moeten wegnemen!

Wanneer je digitale content gaat creëren is het belangrijk om vanuit je doelgroep te denken. Wanneer je vanuit je doelgroep gaat nadenken kun je gemakkelijker inspelen op hun interesses en zul je dit terug zien in de betrokkenheid vanuit je lezers. Je content heeft altijd ruimte voor verbetering en deze verbeteringen kun je maken op basis van je lezers data. Wanneer je niet de juiste metrics stelt voor je toekomstige content, dan zul je niet in staat zijn om de juiste mensen te bereiken en hierdoor een groot deel van je verwachte bereik mislopen.

 

Waarom je moet overstappen naar responsive web-based documenten

We begrijpen dat bladerbare pdf’s tijd en kostenefficiënt lijken, waardoor die optie erg aantrekkelijk is. Maar er zitten meer voordelen aan het werken met web technologie als het aankomt op het creëren van gemakkelijk verteerbare digitale publicaties. Pdf’s geven je gewoonweg niet de vliegende start, die digitale publicaties wel bieden - zoals pop-up formulieren en animaties. Zoals eerder besproken ontbreekt het bij pdf ook aan bepaalde content creatie tools die je helpen om betere keuzes te maken wat betreft je distributieproces.

Hieronder een paar van de redenen waarom je de voorsprong moet grijpen die je creëert wanneer je overstapt van pdf’s naar web-based publicaties.

Creëer toegankelijke en responsive documenten

Neem afscheid van het in en uitzoomen op een scherm. Wanneer je aan de slag gaat met een platform dat responsive design ondersteunt, dan start je met het creëren van content die er hoe dan ook goed uit blijft zien. Of iemand het nou op een mobiel, desktop op tablet bekijkt. Tools zoals Foleon hebben een automatische responsive opzet, waardoor je meteen aan de slag kunt met het optimaliseren van je content voor kleinere schermen - naast puur focus op desktop. Doordat je je content op die manier creëert voor elk toestel, zorg je ervoor dat je lezers een veel prettigere leeservaring hebben en voorkom je dat ze snel zullen afhaken.

responsive-web-document

Een ander voordeel van het gebruik van een responsive tool, is dat je controle hebt over hoe je branding eruit ziet op verschillende schermen. Omdat pdf er hetzelfde uit blijft zien, ongeacht het device, zullen je logo’s of banners minder goed te zien zijn op een kleiner scherm. Tools die inspelen op deze veranderingen maken het voor jou mogelijk om je branding aspecten op de meest optimale manier te plaatsen. Dit zorgt ervoor dat je de visuele identiteit van je organisatie altijd vast kunt houden, ongeacht op welk toestel je lezers je content zien.

De mogelijkheid om mediarijke documenten te maken

Anders dan met bladerbare pdf’s, ben je tijdens het creëren van een digitale publicatie veel vrijer in wat je je lezer laat zien - dit gaat verder dan tekst en afbeeldingen. Je kunt je publicatie verrijken met video, geluid, social media posts of een directe link naar een bestel formulier. Het toevoegen van elementen zoals buttons en achtergrond video’s zorgt ervoor dat je lezer meer doet dan puur het lezen van de inhoud. Met de mogelijkheid om je informatie hiërarchisch te structureren zorg je ervoor dat je publicatie een duidelijke, gelaagde structuur heeft. Korte stukken tekst met lees meer buttons werken erg goed. De mogelijkheden in een online omgeving zijn eindeloos!

Verzamel data om de juiste doelgroep te bereiken

De meeste content creatie platformen zijn uitgerust met uitgebreide analytics mogelijkheden over het leesgedrag van je gebruikers. Binnen een pdf kun je daarentegen niets meten over het gedrag van je lezer.

Tools die je de mogelijkheid bieden om interactieve content te creëren zijn vaak uitgerust met een dashboard met bepaalde metrics, zoals het aantal kliks op een button, het aantal views van je video, of unieke pagina sessies. Het analytics dashboard van Foleon bevat alle metrics die je nodig hebt om te kunnen bepalen hoe je je content kunt optimaliseren voor een nog betere prestatie. Het verzamelen van inzichten over het leesgedrag van je doelgroep zorgt ervoor dat je je doelgroep beter kunt personaliseren voor specifieke segmenten. Een combinatie van de juiste boodschap en targeting zorgt ervoor dat je je doelgroep vasthoud en ze verder meenemeent in de buyer’s journey.

image7

Optimaliseer je content, zelfs nadat je het gepubliceerd hebt

Stel dat je een terms and conditions pdf hebt uitgestuurd naar je klanten. Een paar weken later update je dit document, wat betekent dat je dit opnieuw moet sturen naar mensen die het al ontvangen hadden en moet opletten dat je niemand mist!

Zou het niet veel gemakkelijker zijn als je je documenten kunt updaten, nadat je deze al gepubliceerd (of zoals in het voorbeeld uitgestuurd) hebt? Dat is precies wat tools zoals Foleon mogelijk maken: de mogelijkheid om je documenten aan te passen, zonder dat je dit opnieuw moet distribueren. Dit scheelt je een hoop tijd en je doelgroep is altijd in staat om een up to date document te bekijken via de link die jij hen gestuurd hebt. Dit maakt jou erg transparant en zorgt ervoor dat je altijd up to date bent - iets wat voor veel waardering zal zorgen onder je ontvangers.

Beveilig je documenten

Pdf’s zijn niet veilig. Ja, je kunt je document verbergen achter een wachtwoord, maar het is gemakkelijk om deze te omzeilen. Content creatie platforms hebben next level beveiligingsmogelijkheden, waardoor je zelf kunt kiezen welke soort doelgroep wat voor content kan zien. Je kunt op die manier zelfs diverse lagen creëren binnen een publicatie. Wanneer je je publicatie bijvoorbeeld alleen toegankelijk wil maken voor geregistreerde gebruikers, dan kun je ervoor zorgen dat ze alleen bij de inhoud kunnen wanneer ze een gebruikersnaam en wachtwoord invullen.

Het gaten van je documenten achter een wachtwoord is bijvoorbeeld cruciaal wanneer je niet wil dat vertrouwelijke inhoud voor iedereen toegankelijk is, zoals bijvoorbeeld met offertes en contracten. Het vragen om een inlog zorgt er ook voor dat alleen echte mensen bij je documenten kunnen. Wanneer je wil dat je gebruikers vaker terug kunnen komen om je publicatie te lezen, dan kun je ervoor zorgen dat ze maar 1x in hoeven te loggen om er vervolgens altijd bij te kunnen. IP whitelisting en het voorkomen dat zoekmachines je content indexeren, zijn ook toepassingen die een (bladerbare) pdf niet biedt.

 

Conclusie

Naast het beveiligen van je documenten, maken tools zoals Foleon het mogelijk om in een handomdraai next level content te creëren die meetbaar is en er goed uitziet op elk device. De interactieve mogelijkheden die wij bieden in ons platform zorgen ervoor dat jij je publicatie op kan laten vallen op manieren die je niet voor mogelijk houdt. - It is okay to show off!

Omdat het gedrag van je doelgroep kan veranderen, is het cruciaal om continu het leesgedrag te kunnen monitoren. Er is veel gebeurd sinds de pdf uitkwam. In plaats van het lezen van tekst documenten op een computer, kijkt de huidige generatie video op hun telefoon. Met dit in gedachten zal je content echt opvallen wanneer je mobile-first zult denken. Wanneer je de juiste metrics weet geef je je content de vliegende start die het verdient.

Het verkennen van een content creatie platform zoals Foleon zal jou laten zien wat de extra mogelijkheden zijn voor jouw content. Dit verzekert jou ervan dat je iets kunt gaan creëren wat next level is en hierdoor het delen waard!

 

Ben je klaar om je publicaties digitaal te maken? Start vandaag je gratis trial!

Daan Reijnders
Daan Reijnders is the co-founder and CEO of Foleon, a content management platform that amassed 1000+ clients all over the world in under 3 years. He's a digital marketing veteran with years of experience in managing both SaaS companies and creative agencies.



Blijf op de hoogte

Laat je inspireren over de toekomst van interactieve webcontent door je aan te melden voor product- en blogupdates.




Get social

Volg ons voor toffe content, tips & tricks en mooie voorbeelden.

Ga verder naar:

Creëer content met maximale impact

Probeer 7 dagen gratis